La UAL, universidad almeriense fundada en 1993, se encuentra actualmente entre las primeras 200 universidades europeas mejor evaluadas por sus funciones docentes y se sitúa entre las 300 mejores universidades del mundo de menos de 50 años, según el ranking Times Higher Education. En su vocación de mejora continua, la institución ha puesto en marcha un ambicioso proyecto de unificación y aprovechamiento de sus datos internos, apoyado en la nube de Microsoft. Dicha iniciativa ya permite a sus órganos de gobierno un salto cualitativo a la hora de tomar decisiones estratégicas y a sus servicios administrativos una gestión más eficiente aspectos como el área de Recursos Humanos, la atención al alumno o la gestión de su movilidad a través de sus más de 500 convenios activos con universidades de todo el mundo.
A nivel operativo, la información es una parte vital para el funcionamiento diario de la Universidad de Almería, ya que maneja y cuenta con información académica de alumnos, de trabajadores, de recursos a disposición del alumnado, información económica, etcétera. Tal y como afirma José Antonio Martínez, Vicerrector de Transformación Digital de la UAL, “con el salto a la nube de Microsoft hemos roto la barrera que suponía tener diferentes fuentes de datos y hemos allanado el camino a lo que ha supuesto un verdadero cambio: el análisis pormenorizado de datos con Power BI y la creación de soluciones para su explotación, sencillas y adaptadas a cada uso, con PowerApps. Gracias a ello, ahora somos mucho más precisos a la hora de evaluar qué sucede en nuestra institución prácticamente en tiempo real, podemos trazar estrategias de mejora más eficaces y elevar el nivel de satisfacción de alumnos y personal docente”.
Del dato a su aprovechamiento
En su planteamiento inicial, la UAL contaba con un ERP consolidado con muchos años de información almacenada, procesos de gestión afianzados y también con personal de TI con un profundo conocimiento sobre la estructura de la información y el ERP, pero sin competencias específicas sobre las metodologías y herramientas necesarias para poner en marcha un Data Warehouse o, lo que es lo mismo, un repositorio unificado de datos que permitiese un mejor aprovechamiento de estos.
UAL decidió apoyarse en un especialista externo que le permitiese acometer su transformación en las mejores circunstancias y con plenas garantías. Para ello, confió en Climbea, partner tecnológico de Microsoft con experiencia en el sector de la inteligencia de negocio, que se encargó del análisis pormenorizado de la situación y los objetivos, el asesoramiento, la integración de las soluciones adecuadas e, incluso, la formación del personal. Todo esto ha permitido a la UAL desplegar el proyecto de un modo ágil, situando a la institución en una posición de privilegio en el aprovechamiento de su información interna.
Durante el proceso de implantación, se construyeron varios datamart sobre Microsoft Azure, es decir, múltiples bases de datos centradas en ámbitos específicos para cumplir con las exigencias de los diferentes grupos de usuarios. Es el caso del departamento de Recursos Humanos, el Centro de Atención al Usuario y el sistema de gestión online, que permite la ejecución del todo el proceso completo de evaluación de la calidad docente por parte de todos los agentes intervinientes: profesores, evaluadores y administradores del sistema.
La transformación ha llegado en UAL incluso a departamentos como el área de servicios TIC, que ha experimentado una mejora notable gracias al uso de las nuevas herramientas. Al igual que en otros ámbitos de la institución, ahora, un nuevo responsable puede saber, por ejemplo, cómo evoluciona la actividad, si crece o disminuye por igual en todas las áreas, qué problemas se repiten con mayor frecuencia o qué aspectos son los que alargan los tiempos de resolución de incidencias. De este modo, el responsable tiene una visión general de su área y, en unos solos clicks, puede conocer un nivel de detalle mucho más preciso sobre cualquier aspecto para extraer conclusiones y poner en marcha planes de mejora.
Fiabilidad y seguridad como pilares de una transformación sólida
La Universidad de Almería ha apostado por las soluciones de Microsoft por su flexibilidad, seguridad y fácil integración con sus herramientas de productividad internas, lo que le permite la elaboración de informes automáticos y desplegar un verdadero proyecto de inteligencia de negocio con los mejores resultados. Microsoft Azure ofrece un espectro completo de infraestructura, plataforma y capacidades de software y servicios adecuados para afrontar las necesidades de cualquier organización, desde una institución educativa a grandes multinacionales, como es el caso del 95% de las empresas que forman parte de Fortune 500 y ya confían en la nube de Microsoft.
“Entre los criterios que manejamos inicialmente para la elección de una solución pesaban la escalabilidad, la fiabilidad a la hora de depositar toda nuestra información, así como la sencillez de uso y rapidez para la comenzar a obtener resultados. En las soluciones de Microsoft hemos encontrado todo lo que necesitábamos a un coste inferior al de otras alternativas” afirma José Antonio Martínez, Vicerrector de Transformación Digital de UAL. “Además, su fácil integración de los resultados de la plataforma en la web nos permite poner en marcha proyectos como Transparencia Tic, un instrumento vivo y dinámico, que proporciona información sobre todas las peticiones que recibe la UAL en relación a soporte técnico de usuarios, mostrando cuánto tiempo tardamos en resolverlas, el nivel de cumplimiento de nuestros compromisos de tiempos de atención, etc.”
En definitiva, gracias al proyecto de inteligencia del dato puesto en marcha con tecnología Microsoft, UAL ha mejorado su gestión diaria, elevado sus estándares de calidad y garantizado, tanto a la comunidad universitaria como a los ciudadanos, la transparencia de la información. Gracias a todo ello, la institución continúa impulsando una mejora continua que potencie su posición como universidad de referencia a nivel europeo.
