Iron Mountain ha sido elegido por la empresa Almirall para desarrollar una estrategia digital integral basada en una solución de digitalización para centralizar y digitalizar los documentos, con una cadena de suministro completa y segura, de principio a fin.
Iron Mountain ha proporcionado a Almirall un servicio integral, que incluye indexación, registro, almacenamiento, protección y procesamiento de los documentos de la empresa fuera de sus oficinas. De hecho, todos los registros en papel están disponibles a través de Iron Mountain Connect, un portal con opción de entrega urgente en menos de 4 horas o en 24 horas.
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Ahorro de costes y eficacia
Gracias a este proyecto, la compañía farmacéutica no solo ha conseguido un ahorro de costes con la transformación de archivos físicos, sino que ha logrado una mayor eficacia en el desempeño de sus actividades, integrando los servicios de Iron Mountain en la mayoría de sus departamentos, pues el servicio integral de Iron Mountain cubre también el soporte de personal en Almirall que se encargan de gestionar todos los archivos provenientes de ensayos clínicos (I+D), y, de manera remota, gestionan la base de datos de la empresa, catalogando y digitalizando la transferencia de documentos físicos y su protección y almacenamiento si fuera necesario. De hecho, estos documentos digitalizados se pueden consultar ahora con una mayor eficacia, acortando los tiempos de espera para ciertas documentaciones comprometidas, facilitando los procesos de investigación y mejorando la eficiencia en términos de costes y tiempo. Además, gracias a esta transformación un mayor número de pacientes puede beneficiarse de los tratamientos de Almirall obteniendo una mejor calidad de vida. Al mismo tiempo, Almirall ha conseguido acceder a nuevos mercados y ha acelerado el lanzamiento de sus productos a nivel global.
Tal y como detalla Minerva Casas Ventura, responsable del Archivo General de Investigación y Desarrollo y especialista en documentación de ensayos clínicos de Almirall, “una persona de Iron Mountain recorre todos los departamentos y verifica la documentación, luego la clasifica y la digitaliza. Solía hacerlo yo misma, pero ahora puedo dedicar mi tiempo a actividades de mayor valor añadido. Externalizamos nuestros archivos con Iron Mountain hace más de 10 años y, desde entonces, hemos sido socios de innovación. El foco conjunto ha sido avanzar en la expansión internacional mediante una estrategia digital unificada”.
Aceleración a la entrada de nuevos mercados
Parte de la estrategia digital de Almirall consistía en minimizar el uso de documentos en papel dentro de un proyecto llamado “Digital Workplace Transformation”. Dentro de este proyecto, Almirall ha contado con Iron Mountain como experto y socio de confianza ante nuevas necesidades que pudiesen surgir.
En paralelo al proyecto “Digital Workplace Transformation” surgió la necesidad de llegar al mercado chino con un producto ya existente y aprobado por la UE. Así se puso en marcha un proyecto para digitalización de toda la documentación y los ensayos clínicos relacionados con un medicamento en particular. El proyecto comprendía un gran volumen de documentos a digitalizar en un plazo de tiempo muy ajustado, a los que se debía de acceder de forma sencilla y segura. “Necesitábamos proporcionar a uno de nuestros distribuidores, de forma rápida y sencilla, acceso a toda la documentación relacionada con un medicamento y a los ensayos clínicos”, explica Casas. “El medicamento ya había sido aprobado en la UE, pero debíamos cumplir los requisitos normativos de las autoridades de China y de otros países”.
Ampliando el acceso a tratamientos farmacológicos
Los especialistas de Iron Mountain han trabajado en las instalaciones de Almirall y en remoto, revisando, catalogando y digitalizando el contenido de 4.000 cajas. Iron Mountain se aseguró de que los trabajadores de Almirall siguieran teniendo el acceso completo de cada uno de los registros durante todo el proyecto. Si necesitaban acceder a los archivos en cualquier momento, podían hacerlo a través de un repositorio en la nube sin riesgo de violación de la seguridad de la información. Una vez digitalizados todos los documentos, Iron Mountain subió los archivos en formato PDF a una plataforma en la nube privada, confidencial y protegida donde el socio de Almirall podía acceder a ellos de forma sencilla. 1,7 millones de páginas han sido digitalizadas y almacenadas en la nube.
El éxito de este proyecto de digitalización ha significado que más pacientes puedan recibir tratamientos para problemas respiratorios y beneficiarse de medicamentos a los que, de otra forma, no hubieran tenido acceso. “Simplemente, no hubiera sido posible entregar los 1,7 millones de páginas, 4.000 expedientes, que las autoridades sanitarias necesitaban en el poco tiempo del que disponíamos”, indica Casas. “El futuro es poder compartir contenido digital en tiempo real con los proveedores y organismos gubernamentales. Y ya estamos en ese punto”.
Acelerando el futuro
De cara al futuro, Almirall cuenta con las mejores condiciones para cumplir las regulaciones del sector farmacéutico. Para ello, garantiza que todos los documentos relevantes estén almacenados de forma confidencial en una ubicación protegida, cuyo acceso es restringido. La documentación sobre los ensayos clínicos de cada medicamento debe almacenarse durante 15 años o, si acaba antes, toda la vida del producto, y el tiempo de retención de los archivos electrónicos es como mínimo de 25 años desde que deja de comercializarse el medicamento. Puesto que Almirall ha sido el primero en realizar esta transición a los archivos digitales, ahora cuenta con una mayor ventaja.
Dentro del departamento de I+D, solo una cantidad limitada de documentación se digitaliza y almacena fuera del sitio debido a los requisitos reglamentarios. Actualmente, el proceso de catalogación por sí solo facilita la localización y recuperación de archivos, lo que reduce el tiempo y el esfuerzo de gestión. Además, gracias a la mejor gestión de la información realizada por Iron Mountain, Almirall ha mejorado el cumplimiento de las auditorías relacionadas con los medicamentos y simplificado la administración de los archivos.
