Las Administraciones Públicas están recurriendo cada vez más a soluciones de automatización de procesos y flujos de trabajo. Estas soluciones abarcan desde las plataformas de low-code, que permiten desarrollar aplicaciones y programas digitales con conocimientos limitados en programación, a la gestión de procesos de negocio (BMP) o a la automatización de procesos de negocio mediante el uso de robots o RPA.
Un desafío común para los organismos del sector público es aumentar su productividad y eficiencia teniendo en cuenta la creciente demanda por parte de la ciudadanía de servicios y experiencias digitales. Con el objetivo de abordar estos retos y lograr una transformación efectiva del trabajo, tal y como se refleja en el estudio realizado por Appian junto a IDC, el 87% de los responsables de las Administraciones Públicas han declarado que la automatización de procesos y flujos de trabajo dentro de la administración es una prioridad en las estrategias generales de digitalización de una gran mayoría de organizaciones.
Tal y como afirma Miguel Ángel González, vicepresidente de Iberia y Latam de Appian, “la adquisición de tecnología en Administraciones Públicas puede ser una tarea arriesgada si se tiene en cuenta la complejidad, el coste y la funcionalidad de la nueva tecnología con los sistemas y procesos heredados. Sin embargo, gracias a nuestra plataforma de automatización de low-code permite a las organizaciones dar rienda suelta a la innovación digital, impulsar la eficiencia y conectar a clientes, empleados y sistemas en procesos organizativos integrales”.
Además, la tendencia más actual en este contexto es el denominado Data Fabric o una solución de gestión e integración de datos que simplifica el acceso y consumo de datos en una organización. Un aspecto común en todo este cambio es que no es sólo operacional, sino que también es cultural y de conocimiento. Al final no deja de ser una transformación del entorno de trabajo de una gran parte de la organización, donde se difuminan los límites de los equipos de IT y áreas funcionales para dar lugar a una visión unificada de servicio al ciudadano.
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Beneficios y retos en los procesos de automatización
Según la experiencia de los encuestados, los principales beneficios de una estrategia avanzada de automatización de procesos internos son bastante transversales y afectan a la mejora en diversos aspectos de la organización. La automatización puede ayudar a mejorar la satisfacción de ciudadanos o empleados, aumentar la flexibilidad organizativa, reducir costes y facilitar el cumplimiento normativo. En este sentido, la automatización se ha mostrado como una herramienta clave para la mejora continua y la optimización de procesos internos en la organización.
En relación con los procesos automatizados en las organizaciones, en promedio, las AAPP españolas han automatizado el 40% de sus procesos. Cabe destacar que más de la mitad de las organizaciones encuestadas han automatizado más del 25% de sus procesos. Asimismo, los responsables de las AAPP han declarado que, en general, los procesos moderadamente complejos en los que intervienen varios departamentos son los que se automatizan con una mayor frecuencia.
Los resultados del estudio muestran que las principales actividades para las que se han utilizado o se piensan utilizar estas soluciones son la automatización en la recopilación de datos e información y la elaboración de informes, la integración de aplicaciones y procesos pertenecientes a diferentes departamentos y la automatización rápida y eficiente de los flujos de trabajo (en un 92%, 91% y 88% respectivamente). Además, destacan, aunque en menor media, la capacidad de estas soluciones para reducir significativamente el esfuerzo del desarrollador y acelerar el tiempo de desarrollo de nuevas aplicaciones con enfoques ágiles.
Uso de los fondos Next Next Generation EU
Se observa un uso relativamente equilibrado de los fondos de recuperación y resiliencia entre la inversión en el uso interno de la organización, un 47%, y la mejora de servicios para los ciudadanos, un 53%. El uso interno de los fondos de recuperación y resiliencia ha sido destinado principalmente a Servicios IT (73%) e Infraestructura (70%). Además, la inversión en dispositivos y orientada a proyectos también es común por parte de las organizaciones. Por otro lado, las compras de aplicaciones, servicios de comunicaciones, servicios de apoyo y desarrollo de aplicaciones tienen una presencia menor en la distribución de fondos.
Asimismo, dentro de los fondos destinados a los servicios a los ciudadanos, destacan principalmente los de atención al ciudadano con 68%, la digitalización de procesos con un 63% y la tramitación online con el 60%. Por último, cabe destacar que, tan solo un 21% de las organizaciones ha empleado más del 75% de los fondos a fecha de abril de 2023.
