PHC Software, desarrollador de soluciones de gestión empresarial, ha anunciado que la nueva versión de PHC CS, su software de gestión y ERP, contará con nuevas funcionalidades que ayudarán a las empresas a estar preparadas para el cumplimiento del nuevo Reglamento General de Protección de Datos que entrará en vigor el próximo 25 de mayo.
Las nuevas funcionalidades con las que contará la nueva versión de PHC CS están especialmente diseñadas para facilitar la gestión de los datos personales de los usuarios de las empresas y posibilita la adaptación del software a las necesidades concretas del negocio en cuanto a registro y tratamiento de los datos, lo que permite optimizar y conseguir mayor agilidad en los procesos.
Para João Sampaio, director de la Unidad de Negocio Internacional de PHC Software, “En menos de dos meses el GDPR será una realidad a la que nos tendremos que enfrentar a diario en todas las empresas. Es por ello que contar con herramientas que nos ayuden a automatizar los procesos y mantener un registro del uso que hacemos de los datos personales de los usuarios nos permitirá aumentar los niveles de seguridad y nos garantizará que cumplimos de forma efectiva con el nuevo reglamento, evitando así posibles infracciones.”
El nuevo reglamento establece nuevos derechos para los usuarios en materia de privacidad de los datos con el objetivo de incrementar la seguridad de los ciudadanos de la Unión Europea. Las nuevas funcionalidades diseñadas por PHC Software apoyan a las empresas en la gestión de sus datos, para garantizar las políticas de seguridad y los nuevos derechos, entre los que se encuentran los siguientes:
• Derecho a la comunicación transparente, lícita, leal y a la información básica
PHC CS incluye plantillas y modelos de ejemplo que le ayudar a diseñar sus formularios de solicitud de datos a los respectivos titulares con un lenguaje sencillo y claro, indicando su finalidad y el contacto de los responsables por el tratamiento de los mismos.
• Derecho para el consentimiento del titular de los datos
La nueva versión permite definir el Aviso Previo con el respectivo campo de autorización del consentimiento expreso del titular de los datos para su tratamiento, así como conocer en cualquier momento que información re ha recogido para cada consentimiento.
• Derecho de acceso del titular de los datos y derecho a la rectificación de los datos
Las nuevas soluciones permiten identificar de forma rápida y sencilla los registros pertenecientes a cada uno de los titulares y así dar una respuesta ágil a las solicitudes de rectificación o de acceso a la información que la empresa gestiona sobre los propios titulares de los datos.
• Derecho de supresión y derecho a la portabilidad y transmisión de los datos
La nueva versión de PHC CS permite identificar los distintos registros de un mismo titular y agruparlos en un formato legible y actual para así poder definir la acción requerida. De esta forma se garantiza que tanto las solicitudes de transmisión de datos como las solicitudes para eliminar los datos personales de un usuario se formalizan correctamente en el menor tiempo posible.
• Registro de las actividades de tratamiento de datos personales
El software de PHC permite la creación de registros que facilitan la trazabilidad del uso de los datos en los distintos procesos como son por ejemplo los envíos por email o las llamadas comerciales, pudiendo registrar cuando se han hecho y con qué finalidad.
• Posibilidad de convertir una base de datos en anónima.
Esta funcionalidad permite ocultar todos los datos considerados personales en una base de datos, pero manteniendo la integridad referencial para que pueda ser utilizada en su totalidad y ser completamente funcional, así como enviarla a terceros sin poner en riesgo el cumplimiento del reglamento. El ERP PHC CS asegura que la acción de anonimizar no se puede ejecutar en una base de datos de producción, sino solamente en una de copia de seguridad, ya que el proceso de anonimato es irreversible una vez realizado.
