Con mercados altamente competitivos como los actuales, es necesario que las empresas encuentren fórmulas para que sus empleados se centren en lo que de verdad importa y enfoquen sus esfuerzos en lo realmente estratégico para el negocio, maximizando así el ROI y los beneficios. Por ello, la automatización de tareas y procesos ya se percibe como un aspecto esencial para todas las compañías, permitiéndoles, entre otras cosas, un desarrollo económico y una transformación digital mucho más eficientes.
Según el estudio You’re Working TOO Hard – Using Intelligent Automation to Save Time, Money, and Effort, elaborado por la AIIM en colaboración con OpenText, líder en Gestión de la Información Empresarial, casi el 80% de las organizaciones reconoce que necesita digitalizar su negocio entero para subsistir. Sin embargo, la creciente marea de información y el caos que ésta conlleva, se convierten en un duro obstáculo para las empresas que inician su transformación digital.
Las empresas señalan que el contenido no estructurado y no gestionado sigue siendo un problema importante en el 50% de sus procesos back-end, a la vez que esperan que el volumen de información que fluye hacia ellas se multiplique por cuatro en los próximos dos años. Este volumen, junto con la velocidad y la variedad de la información que reciben, es realmente apabullante para las organizaciones, dificultando la capacidad de aprovechar toda la información en un contexto relevante. Tal y como recoge el informe, hasta el 75% de los encuestados declara que éste es uno de los problemas más acuciantes para ellos y sus negocios.
Niveles actuales de automatización de procesos
A medida que se acelera la disrupción digital, el grado de automatización de los procesos se sitúa muy por detrás de lo necesario. Así, dos tercios de las empresas informan que ni siquiera el 50% de sus procesos back-end está automatizados. En las compañías menos eficientes, además, más del 75% de todos los procesos administrativos siguen siendo completamente manuales.
Si hablamos de por qué los esfuerzos para automatizar son tan complicados, la principal razón es que en cada proceso back-end, la información estructurada y semiestructurada (es decir, el contenido) representa un obstáculo significativo para la automatización completa. El 72% de los encuestados considera que “la integración de tecnologías de captura con aplicaciones de negocio como ERP o CRM” es un problema importante, mientras que el 74% también ve el “convertir el contenido no estructurado en datos procesables” como un obstáculo. Así mismo, dos de cada tres empresas se quejan de que los documentos en sí mismos plantean las mayores dificultades para el grueso de las herramientas de automatización de procesos robóticos (RPA), a pesar de que las soluciones más avanzadas en la actualidad pueden solucionarlo.
Es necesario señalar que una empresa entera no puede ser automatizada de la noche a la mañana. Por ello, las organizaciones están priorizando qué áreas deben hacerlo primero: el departamento financiero encabeza la lista de los procesos horizontales que las organizaciones planean automatizar (35%), seguido por logística (34%) y la gestión documental (30%).
Entonces, ¿por qué la automatización de procesos digitales?
Tradicionalmente, la reducción de costes y el aumento de la eficiencia han sido los principales impulsores de la automatización de procesos. Sin embargo, ahora hay otros factores que obligan a los responsables de TI a pensar en ello: algo más de la mitad de los encuestados del estudio, el 53%, considera que “la mejora en la calidad de los datos” es la prioridad número uno. El 51% señala que “la reducción de los errores manuales” es otro factor clave, y un 43%, destaca el “ofrecer una experiencia mejorada al cliente” como tercera prioridad.
A pesar de lo innegables que son estos desafíos, para Jorge Martínez, director regional de OpenText en España y Portugal, “la automatización de procesos digitales facilita el enlace e integración de la información dentro de la empresa, y permite un enfoque centrado en el cliente. Cuando las compañías evalúen su nivel actual de digitalización y se comprometan a impulsar sus esfuerzos en materia de transformación, podrán desbloquear el potencial de la automatización de procesos para impulsar mejoras en todos los niveles de la organización”.
