Grupo Vivanta nació en 2017 con un objetivo estratégico: ofrecer un servicio de calidad centrado en el paciente. Presente en todo el territorio español con cerca de 300 clínicas, el Grupo Vivanta es fruto de la adquisición e integración de distintas empresas de odontología y medicina estética que, tras la fusión, operan bajo la misma marca.
Como señaló Juan Olave Martín CEO de Grupo Vivanta, “Con la vista puesta en la calidad, el Grupo Vivanta, por un lado, ha optimizado la prestación de servicios en las mejores condiciones, los más altos estándares de calidad asistencial y un equipo humano compuesto por cerca de 2.500 empleados -1.900 de ellos profesionales sanitarios de primer nivel-; y, por otro lado, ha conseguido importantes certificaciones que avalan su afán por la excelencia en el sector sanitario”.
La consultora VS Sistemas ha introducido soluciones digitales de Microsoft en toda la red de clínicas del Grupo Vivanta. Tras identificar las necesidades específicas tanto de las áreas centrales como de los centros odontológicos y estéticos que deben de coordinar su gestión con una oficina central y sus distintos departamentos administrativos y de gestión, VS Sistemas procedió a la implantación de distintas soluciones de Microsoft que incluían SharePoint.
Ahora SharePoint proporciona a las clínicas del Grupo Vivanta una gestión documental unificada que, al estar en Azure, la nube de Microsoft, permite a todas las clínicas almacenar, organizar y compartir información desde cualquier dispositivo en un entorno virtual totalmente seguro para el manejo y la protección de los datos. Además, esta solución 100% digital responde a las necesidades del plan de expansión previsto por la marca, ya que el almacenamiento en la nube es totalmente flexible y simplifica notablemente el desarrollo en la infraestructura TI de la empresa.
“Cuando empezó el proyecto Vivanta, no lográbamos recibir la información de las clínicas y teníamos que ir físicamente a recoger pruebas y documentación. Ahora con la adopción de SharePoint, el cumplimiento de las tareas de gestión documental de todas las clínicas está asegurado, ha mejorado la productividad y ha aportado una herramienta de valor para los empleados que ahora ven muy facilitado su trabajo. En definitiva, hemos pasado de una estrategia push a un procedimiento pull”, explicó Carlos Pérez Espuelas responsable del departamento de Calidad de Grupo Vivanta.
Soluciones de Microsoft diseñadas ad hoc para los cerca de 300 centros de Vivanta
El partner VS Sistemas diseñó para Vivanta un entorno SharePoint transparente y adaptado a las necesidades de los distintos perfiles de los empleados dentro de la organización. Se trata de una configuración que implementa roles de seguridad y una estructura de permisos predefinidos para garantizar una gestión sencilla de los permisos de acceso a la información de los usuarios dentro de la estructura organizativa de Vivanta que está pensado no sólo para los profesionales actualmente en plantilla sino también para aquellos que se incorporarán en el futuro.
Además, la integración de Microsoft Flow, una herramienta de Microsoft 365 enfocada en mejorar la productividad de las personas en el trabajo, ha permitido a las clínicas del Grupo Vivanta automatizar un sistema de alertas para el cumplimiento de los procesos de calidad y la adecuada gestión documental de cada una de las clínicas.
Power BI, el servicio de análisis de negocios de Grupo Vivanta
Además de las soluciones de Microsoft 365 como Sharepoint y Flow, Grupo Vivanta cuenta también con Power BI, la herramienta de control y seguimiento de indicadores de calidad. Este potente servicio de análisis de negocio de Microsoft proporciona a todos los gestores de las clínicas información detallada, que facilita la toma de decisiones rápidas e informadas.
Este cuadro de mando escalable permite a las clínicas explorar y analizar visualmente su rendimiento en cualquier dispositivo y en una sola vista. Se trata de una herramienta que une diferentes fuentes de datos sin relación entre sí y las convierte en información coherente, interactiva y atractiva visualmente. Con Power BI, Grupo Vivanta organiza su red a través de un sistema de gobernanza y seguridad, que transforma los datos en objetos facilitando el análisis de KPI´s estratégicos de cada departamento.
“Gracias a Power BI contamos con un portal de gestión escalable basado en la nube que facilita la visualización de datos interactivos de una forma fácil. Este servicio de análisis de negocios se ha convertido en una herramienta esencial para los directores de las clínicas y que ha ido ramificando hacia otros departamentos.”, apuntó Patricia Morales Núñez responsable del proyecto en el departamento de calidad de Grupo Vivanta.
En definitiva, el proceso de transformación digital puesto en marcha por Grupo Vivanta ha resultado exitoso y no sólo porque ha permitido la consecución de las certificaciones ISO 9001/2015, ISO 27001 y UNE 9001/2017, sino porque se han reducido sustancialmente los tiempos y recursos destinados al seguimiento y control del departamento de calidad. Ahora que las soluciones de Microsoft se han convertido en herramientas esenciales para las clínicas, el proyecto de transformación digital de Vivanta sigue avanzando y prevé la inclusión, en breve, de Power Apps para el desarrollo de nuevas áreas de aplicación y la adopción generalizada de herramientas colaborativas como Microsoft Teams.
